QUALIDADE – Notícias

28/05/2018

Unipago aprimora processos com apoio da tecnologia

A Unipago é a empresa responsável pelo processamento da base de dados do Sistema Dominicano de Segurança Social (SDSS), e está localizada em Santo Domingo, capital da República Dominicana. A empresa enfrentava a necessidade de aprimorar seus processos para agilizar suas operações.

Segundo Carmen Quiñones, líder de Qualidade e Processos da Unipago, os processos de incidentes, riscos e auditorias eram gerenciados de forma independente e em ferramentas segregadas. “Isso fazia com que a informação necessária em um sistema precisasse ser levada manualmente para as outras ferramentas, o que era muito dispendioso e pouco produtivo. Além disso, haviam vários processos que eram executados manualmente. Então, passamos a buscar uma forma de gerenciar nossos processos organizacionais de forma integrada” explica Carmen.

Para enfrentar este desafio a empresa automatizou o gerenciamento de seus processos com o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), uma plataforma corporativa para a automação e aprimoramento de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão.

O SE Suite permitiu à Unipago automatizar e parametrizar os processos operacionais de acordo com suas necessidades, além de integrar o gerenciamento de incidentes, riscos, ativos, auditoria, processos, documentação e outros.

Desde o segundo semestre de 2017, as áreas que automatizaram ou documentaram seus processos foram: Recursos Humanos, Compras, Auditoria, Riscos e Qualidade de Processos, mas o SE Suite já está implantado e disponível para todos os departamentos da empresa.

“A solução nos proporcionou agilidade organizacional e melhorou o controle de registros e documentos. Notamos uma nítida economia de tempo e de recursos. O consumo de papel praticamente inexiste para os processos relacionados, bem como a necessidade de espaço físico para armazenamento dos documentos impressos”, avalia Quiñones.

A gestora cita como exemplo os benefícios alcançados com a automação dos processos de solicitação de férias e de compras. “Com o SE Suite temos uma visão mais apurada da posição das demandas de férias ou ausências dos funcionários. Reduzimos de dez para quatro horas o tempo investido pela área de Recursos Humanos nesse processo. Já na solicitação de compras, a ferramenta reduziu o tempo dedicado às reuniões presenciais do Comitê e facilitou a gerenciamento e a rastreabilidade de evidências antes de uma auditoria”, completa Quiñones.

Agora, a companhia planeja a aquisição do SE Training, módulo do SE Suite que proporciona o planejamento, execução, gerenciamento e avaliação da eficácia de treinamentos, com uma plataforma de EAD (Ensino a Distância) integrada.

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